Secrétariat et assistance
FICHE DE POSTE : Assistant(e) de Direction
I. Description du poste :
L'assistant(e) de direction occupe une position significative au sein de l'entreprise. Sa mission principale est d'assurer le soutien administratif, financier et la gestion de l'activité de la direction. Il/Elle rédige des rapports, des comptes rendus et organise des dossiers. Il/Elle gère la logistique des recrutements et des formations et maintient les répertoires de l'entreprise. Enfin, il/Elle effectue le suivi des commandes et de la facturation.
II. Compétences requises :
1. Gestion administrative et financière: Il s'agit de la capacité à organiser, à contrôler et à établir les dossiers administratifs.
2. Rédaction: Rédige des rapports, des comptes rendus, prépare et anime des réunions, des groupes de travail et des ateliers.
3. Bon usage des outils bureautiques : Utiliser Excel, Word, PowerPoint pour préparer des documents, des présentations et analyser des données.
4. Suivi des commandes et des factures: Assurer le suivi des commandes auprès des fournisseurs et la facturation.
5. Gestion des ressources humaines : Participer au recrutement, à la formation et au développement des employés.
6. Maîtrise des outils informatiques : S'adapter aux nouveaux outils et logiciels pour optimiser le travail au quotidien.
III. Savoir-faire :
1. Relation client: Offrir un service exceptionnel aux clients, fournir des conseils et prendre des mesures proactives pour répondre à leurs besoins.
2. Conseil: Transmettre les informations utiles et donner des conseils adéquats aux collaborateurs.
3. Stratégie de développement: Contribuer activement à la mise en œuvre de la stratégie de développement de l'entreprise.
4. Techniques professionnelles: Appliquer les normes et procédures de l'entreprise pour optimiser les processus de travail.
IV. Qualités requises :
1. Rigueur et précision : Faire preuve de rigueur et de précision dans l'exécution des tâches.
2. Travailler en équipe : Partager les informations et travailler de manière collaborative avec d'autres membres de l'équipe.
3. Flexibilité : S'adapter aux changements et être capable de gérer plusieurs tâches en même temps.
4. Autonomie : Prendre des initiatives et travailler de manière autonome.
V. Formations suggérées :
1. BTS Assistant de Direction
2. Licence Professionnelle Assistant Manager
3. Master en Gestion des entreprises
4. Diplôme de l'Institut d'Administration des Entreprises (IAE)
Note : Aucune langue étrangère n'est attendue pour ce poste, mais la maîtrise de l'anglais peut être un atout.
- Assurer le soutien administratif, financier et la gestion de l'activité de la direction
- Rédiger des rapports, des comptes rendus et organiser des dossiers
- Gérer la logistique des recrutements et des formations
- Maintenir les répertoires de l'entreprise
- Effectuer le suivi des commandes et de la facturation
L'assistant de direction peut évoluer vers :
- Un poste de responsable administratif et financier, en prenant davantage de responsabilités de gestion et de management d'équipe
- Un poste de directeur administratif et financier, apres plusieurs années d'expérience et en démontrant des qualités managériales
Il peut également se spécialiser sur certains domaines comme les ressources humaines, la gestion de projet ou encore la communication.
- BTS Assistant de Direction
- Licence Professionnelle Assistant Manager
- Master en Gestion des entreprises
- Diplôme de l'Institut d'Administration des Entreprises (IAE)
L'assistant de direction est présent dans tous les secteurs d'activité, principalement :
- Les grandes entreprises
- Les PME
- Les cabinets de conseil et services
- Les organismes publics et collectivités territoriales
- Les associations et ONG
L'assistant de direction utilise au quotidien :
- Pack Office (Word, Excel, PowerPoint)
- Messagerie électronique et agenda partagé
- Logiciels de gestion intégrés (ERP)
- Outils collaboratifs (intranet, réseaux sociaux d'entreprise)
- Bases de données (fichiers clients, fournisseurs)
- Logiciels spécifiques (comptabilité, paye, etc.)