Secrétariat et assistance
FICHE DE POSTE : ASSISTANT(E) - SECRÉTAIRE DE DIRECTION
1. DESCRIPTION DU POSTE:
L'assistant(e) - secrétaire de direction se trouve au premier plan pour soutenir et aider les dirigeants dans leurs différentes tâches administratives.
2. COMPETENCES ET SAVOIR-FAIRE:
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Bonnes compétences en communication écrite et orale.
- Gestion efficace du temps et des priorités.
- Capacité à travailler sous pression et à gérer plusieurs tâches en même temps.
- Connaissance des procédures administratives de votre secteur d'activité.
- Éventuellement, un ou plusieurs niveau(x) de langues étrangères.
3. QUALITES:
- Discrétion et confidentialité: étant donné que l'assistant(e) aura accès à des informations sensibles.
- Sens du détail et de l'organisation, pour gérer plusieurs tâches en même temps.
- Proactivité, pour prévoir les besoins du dirigeant et se montrer toujours utile.
- Bonne présentation et amabilité, pour accueillir et diriger les visiteurs.
- Grande capacité d'adaptation, car les tâches peuvent varier d'un jour à l'autre.
4. FORMATIONS:
En France, voici quelques formations académiques qui permettent d'accéder à ce poste :
- BAC PRO gestion-administration
- BTS assistant de gestion PME-PMI
- BTS support à l'action managériale
- DUT carrières juridiques ou techniques de commercialisation
- Licence pro assistant manager
- Master en management et administration des entreprises
5. RESPONSABILITES:
- Assurer le secrétariat du dirigeant (courrier, téléphone, emails, prise de notes).
- Organiser les déplacements du dirigeant.
- Gérer l’agenda du dirigeant.
- Préparer les dossiers pour les réunions et les suivre.
- Accueillir et diriger les visiteurs.
Ce descriptif de poste peut être adapté selon les spécificités de l'entreprise et du secteur d'activité.
- Assurer le secrétariat du dirigeant (courrier, téléphone, emails, prise de notes)
- Organiser les déplacements du dirigeant
- Gérer l’agenda du dirigeant
- Préparer les dossiers pour les réunions et les suivre
- Accueillir et diriger les visiteurs
L'assistant(e) de direction peut évoluer vers des postes à responsabilité comme :
- Assistant(e) de direction senior : coordination d'une équipe d'assistants
- Office manager : gestion administrative d'un service ou département
- Secrétaire général(e) : supervision administrative globale
- BAC PRO gestion-administration
- BTS assistant de gestion PME-PMI
- BTS support à l'action managériale
- DUT carrières juridiques ou techniques de commercialisation
- Licence pro assistant manager
- Master en management et administration des entreprises
Ce métier est recherché dans tous les secteurs d'activité et toutes les tailles d'entreprises, notamment :
- Grandes entreprises
- PME-PMI
- Cabinets d'avocats, d'audit, de conseil
- Startups en forte croissance
- Organismes publics ou parapublics
- Suite Office (Word, Excel, PowerPoint)
- Messagerie électronique (Outlook)
- Logiciels de gestion d'agenda
- Outils de visioconférence (Zoom, Teams etc.)
- Logiciels spécifiques au secteur d'activité